Cuando una empresa necesita enviar mercancía, desde fuera el proceso puede parecer relativamente sencillo: se solicita un transporte, llega un vehículo, se carga la mercancía y comienza el viaje hasta el destino.

Sin embargo, detrás de un transporte de mercancías por carretera existe mucho más.

Antes incluso de que el vehículo llegue al punto de recogida ya se han tomado numerosas decisiones: analizar las características de la mercancía, estudiar origen y destino, seleccionar el tipo de transporte, comprobar las necesidades de carga y descarga, determinar el vehículo apropiado, organizar horarios y establecer la ruta más conveniente.

Y el proceso continúa durante todo el trayecto.

El seguimiento de la mercancía, la coordinación con el destinatario y la gestión de posibles incidencias forman parte de una cadena logística en la que cada detalle puede influir en el resultado final.

Para el cliente, gran parte de este trabajo permanece invisible.

Por eso queremos realizar un recorrido diferente.

En este artículo vamos a acompañar imaginariamente a un palé desde el momento en el que una empresa solicita presupuesto hasta que finalmente llega a su destino.

Un recorrido que permite comprender mejor cómo funciona una empresa de transporte nacional de mercancías y por qué proporcionar la información adecuada desde el principio facilita conseguir un servicio más eficiente.

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Todo comienza mucho antes de que la mercancía salga del almacén

Imaginemos una situación bastante habitual.

Una empresa situada en Toledo necesita enviar varios palés de mercancía a un cliente situado en otra comunidad autónoma.

Los productos están preparados en el almacén y la empresa sabe cuándo quiere que lleguen.

El siguiente paso es buscar una solución de transporte.

Aquí comienza realmente la operación logística.

El primer contacto con una empresa de transporte de mercancías es mucho más importante de lo que puede parecer, porque la información facilitada en este momento condicionará buena parte de las decisiones posteriores.

No es lo mismo decir:

“Necesito enviar mercancía de Toledo a Barcelona.”

que facilitar información sobre el número de palés, dimensiones, peso, fecha de recogida, dirección de entrega, horario disponible y características de la carga.

Cuanto más precisa sea la información inicial, mejor podrá estudiarse la operación.

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1. Solicitud de transporte: la información es el punto de partida

El proceso comienza normalmente con una solicitud de presupuesto.

Para poder valorar correctamente un transporte nacional de mercancías, es necesario conocer una serie de datos básicos.

Entre los más importantes se encuentran el origen y destino, el tipo de mercancía, el número de palés o bultos, el peso, las dimensiones y las fechas previstas.

Pero existen otros detalles que también pueden resultar determinantes.

Por ejemplo:

¿La mercancía está paletizada?

¿Puede remontarse?

¿Existe un muelle en el punto de carga?

¿Hay medios para descargarla en destino?

¿El vehículo puede acceder directamente?

¿Existe un horario concreto para realizar la entrega?

¿La mercancía requiere alguna condición especial?

Dos envíos con exactamente el mismo origen y destino pueden requerir soluciones completamente diferentes.

Por este motivo, la solicitud de presupuesto no debería verse únicamente como una pregunta sobre cuánto cuesta llevar algo del punto A al punto B.

Es el comienzo de la planificación logística.

Avantia dispone precisamente de un formulario de presupuesto para que el cliente pueda facilitar información sobre la operación que necesita realizar.  

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2. ¿Qué estamos transportando?

Una vez recibida la solicitud, una de las primeras cuestiones consiste en analizar la mercancía.

Este paso determinará muchas decisiones posteriores.

Pensemos en cuatro ejemplos:

• cinco palés de productos envasados;
• varias toneladas de material de construcción;
• componentes destinados a una instalación deportiva;
• mercancía para un evento.

Todos ellos necesitan transporte, pero sus características son muy diferentes.

La propia actividad de Avantia muestra perfectamente esta diversidad. La compañía trabaja, entre otros, con sectores como alimentación, construcción, espectáculos, material deportivo, papelero, reciclaje y graneles.  

Por ello, antes de asignar un vehículo es necesario conocer qué se transportará.

El peso no lo es todo

Uno de los errores habituales consiste en proporcionar únicamente el peso.

Sin embargo, en el transporte por carretera también importa muchísimo el volumen.

Imaginemos dos mercancías que pesan 2.000 kg.

La primera ocupa dos palés.

La segunda ocupa diez.

Aunque tengan el mismo peso, la capacidad necesaria para transportarlas es completamente distinta.

De ahí que resulte recomendable indicar tanto el peso como las dimensiones de los palés o bultos.

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3. El palé: una pequeña pieza fundamental de la logística

Nuestro protagonista en este recorrido es precisamente un palé.

Puede parecer simplemente una plataforma sobre la que se coloca mercancía, pero la paletización cumple una función esencial dentro de la cadena logística.

Agrupar diferentes cajas o productos en una única unidad facilita su manipulación, almacenamiento, carga y descarga.

Además, permite utilizar medios mecánicos como carretillas elevadoras o transpaletas.

Pero preparar correctamente un palé también requiere atención.

La mercancía debe mantenerse estable durante el transporte y no debería sobresalir innecesariamente de la base. También es importante distribuir adecuadamente el peso y utilizar sistemas de protección cuando las características del producto lo requieran.

Una mercancía correctamente preparada facilita todas las operaciones posteriores.

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4. ¿Paletería, grupaje o carga completa?

Ya conocemos la mercancía.

Ahora llega otra de las decisiones importantes: ¿cómo debería viajar?

No todas las expediciones necesitan un vehículo completo.

Una empresa puede necesitar transportar dos palés, mientras que otra puede tener mercancía suficiente para ocupar prácticamente toda la capacidad disponible.

Por eso existen distintas modalidades.

Transporte por paletería

Resulta adecuado para mercancías organizadas sobre palés cuando el volumen de la expedición no requiere necesariamente dedicar un vehículo completo.

La paletización facilita la manipulación y permite organizar eficientemente el espacio.

Transporte por grupaje

En un servicio de grupaje se aprovecha la capacidad del transporte agrupando diferentes expediciones compatibles.

Puede resultar especialmente interesante cuando una empresa necesita transportar una cantidad de mercancía inferior a una carga completa.

Carga completa

Cuando la cantidad de mercancía es elevada o las características de la operación aconsejan dedicar el vehículo a un único cliente, puede utilizarse un servicio de carga completa.

Avantia ofrece actualmente las tres modalidades —paletería, grupaje y carga completa— dentro de sus servicios logísticos.  

La elección no debería realizarse automáticamente.

Debe depender de las características concretas de cada expedición.

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5. Elegir el vehículo adecuado para la mercancía

Después de determinar cómo viajará la carga, hay que seleccionar el vehículo.

Y aquí vuelve a aparecer la importancia de la información inicial.

El vehículo adecuado dependerá del peso, volumen, dimensiones, tipo de mercancía y condiciones de carga y descarga.

También puede influir el lugar de destino.

Por ejemplo, una instalación industrial preparada para recibir vehículos pesados presenta unas condiciones muy diferentes a las de una pequeña empresa situada dentro de una localidad.

No se trata simplemente de encontrar un vehículo “en el que quepa”.

Se trata de elegir una solución coherente con toda la operación.

Una correcta selección ayuda a aprovechar mejor los recursos y evita problemas durante la recogida o entrega.

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6. La planificación de la recogida

Tenemos mercancía, modalidad de transporte y vehículo.

Ahora debemos organizar cuándo y dónde comienza realmente el viaje.

El punto de carga debe estar preparado.

Cuando el vehículo llega, disponer de la mercancía correctamente identificada y preparada evita tiempos de espera innecesarios.

También conviene comunicar previamente cualquier particularidad de las instalaciones.

¿Existe muelle?

¿Puede acceder un vehículo pesado?

¿Hay una puerta concreta?

¿Existe un horario para transportistas?

¿Es necesario avisar antes de llegar?

Son detalles aparentemente pequeños que pueden marcar una gran diferencia.

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7. La carga: el momento en el que comienza físicamente el transporte

Llega el vehículo.

Nuestro palé abandona el almacén.

Pero todavía queda una operación fundamental: colocarlo correctamente dentro del espacio de carga.

La distribución de las mercancías debe tener en cuenta su peso, volumen, estabilidad y las características de la expedición.

En operaciones con diferentes unidades de carga también resulta importante organizar adecuadamente el espacio.

Una correcta disposición de la mercancía ayuda a mantener la estabilidad durante el trayecto y facilita las operaciones posteriores.

Aquí empieza físicamente el viaje, pero logísticamente lleva mucho tiempo preparándose.

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8. La ruta: mucho más que introducir una dirección en el GPS

El vehículo sale de las instalaciones.

Origen: Toledo.

Destino: imaginemos Barcelona.

Podría parecer que basta con introducir la dirección en un navegador y seguir las instrucciones.

En el transporte profesional, la planificación es más compleja.

Hay que considerar:

• distancia;
• tipo de vías;
• accesos;
• horarios;
• características del vehículo;
• punto de entrega;
• condiciones de circulación;
• posibles restricciones;
• plazo comprometido.

La ruta más corta sobre el mapa no siempre tiene por qué ser la opción más conveniente.

Esta planificación adquiere especial importancia cuando hablamos de larga distancia.

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9. Toledo y Madrid: una ubicación interesante para organizar rutas nacionales

La ubicación de una empresa de transporte también influye en su operativa.

Avantia Transportes se encuentra en Escalona (Toledo), en la carretera Toledo-Ávila, y presta servicios de transporte nacional por carretera en todo el territorio español.  

Estar situada en el centro peninsular y próxima al área de Madrid permite plantear conexiones hacia numerosos destinos nacionales.

Desde esta zona pueden organizarse rutas hacia el norte, sur, este y oeste de la Península, además de conexiones hacia corredores internacionales.

Para empresas situadas en Toledo, Madrid, Ávila y provincias cercanas, contar con proveedores de transporte ubicados en esta zona puede resultar especialmente interesante para determinados tráficos.

Pero la ventaja de una ubicación solo se aprovecha realmente cuando existe una buena planificación de rutas.

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10. Nuestra mercancía ya está en carretera: comienza el seguimiento

El camión ha salido.

¿Qué ocurre ahora?

Para el cliente comienza una fase que tradicionalmente generaba bastante incertidumbre.

La mercancía ya no está en sus instalaciones, pero todavía no ha llegado al destinatario.

Aquí entra en juego la trazabilidad del transporte.

Los sistemas de localización permiten disponer de información sobre el vehículo durante el trayecto.

Esta información tiene una utilidad que va mucho más allá de observar un punto sobre un mapa.

Permite gestionar mejor la operación.

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11. ¿Por qué es importante saber dónde está la mercancía?

Imaginemos que el cliente final pregunta:

“¿A qué hora llegará aproximadamente el pedido?”

Si existe información sobre el desarrollo del transporte, resulta mucho más sencillo responder.

También permite detectar situaciones que puedan alterar la planificación prevista.

Para las empresas, esta visibilidad aporta tranquilidad.

Especialmente cuando se transportan productos necesarios para:

• continuar una producción;
• abastecer un almacén;
• cumplir un pedido;
• preparar una instalación;
• realizar un evento;
• atender a un cliente importante.

El transporte deja así de ser una especie de “caja negra” entre la salida y la entrega.

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12. ¿Qué ocurre si aparece una incidencia?

Ninguna carretera está completamente aislada de los imprevistos.

Puede existir tráfico intenso, condiciones meteorológicas adversas, restricciones temporales, problemas en los accesos o esperas en determinados puntos.

Por eso, una buena operación logística no consiste únicamente en diseñar un plan perfecto.

También debe existir capacidad para reaccionar cuando algo cambia.

La comunicación adquiere entonces un papel fundamental.

Un cliente informado puede reorganizar mejor sus propios procesos.

Y esto resulta especialmente importante en el transporte B2B.

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13. El transporte forma parte de una cadena mucho mayor

Nuestro palé está viajando por carretera, pero probablemente forma parte de algo mucho más grande.

Quizá contiene componentes que una fábrica necesita para continuar produciendo.

Tal vez son productos destinados a un distribuidor.

Puede contener materiales para una obra.

O mercancía necesaria para preparar un evento.

Por eso un retraso no siempre afecta únicamente al transporte.

Puede repercutir sobre otras actividades.

Esta es una de las razones por las que la logística ha adquirido un papel tan importante dentro de las empresas.

Transportar no consiste únicamente en desplazar productos.

Consiste también en coordinar tiempos.

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14. Llegamos a destino: la entrega también necesita planificación

Después de cientos de kilómetros, nuestro palé está cerca del destino.

Pero todavía no podemos dar por terminada la operación.

Ahora hay que coordinar la llegada.

Al igual que ocurría en el origen, las características del punto de descarga son importantes.

El destinatario puede disponer de:

• muelle de descarga;
• carretilla elevadora;
• transpaleta;
• zona específica para transportistas;
• horario concertado;
• protocolo de acceso.

Pero también puede no disponer de ninguno de estos elementos.

Y eso cambia las necesidades del transporte.

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15. ¿Qué ocurre si el destinatario no tiene muelle de descarga?

Este detalle debería conocerse antes de que comience el transporte.

Pensemos en una entrega a un pequeño comercio, una instalación deportiva, una obra o una empresa sin infraestructura logística.

El vehículo puede llegar perfectamente a destino, pero la pregunta es:

¿cómo bajamos la mercancía?

En determinadas operaciones puede ser necesario disponer de soluciones específicas para facilitar la descarga.

Por eso resulta tan importante comunicar las condiciones del destino cuando se solicita el servicio.

La logística eficiente consiste precisamente en anticipar este tipo de situaciones.

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16. Descarga y comprobación de la mercancía

Nuestro palé finalmente abandona el vehículo.

Ha llegado al destino.

Durante la descarga debe manipularse de acuerdo con sus características y las condiciones de las instalaciones.

El destinatario recibe la mercancía y puede comprobar la expedición.

Este momento representa el final físico del trayecto.

Pero para la empresa que contrató el transporte significa algo más importante:

se ha cumplido el objetivo por el que comenzó todo el proceso.

Una mercancía que estaba en un punto concreto ha llegado al lugar donde era necesaria.

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17. ¿Termina aquí el trabajo de la empresa de transporte?

Operativamente, la entrega supone el final de ese envío.

Pero desde el punto de vista logístico puede ser el comienzo del siguiente.

Muchas empresas realizan transportes recurrentes.

Cada semana.

Cada mes.

Incluso diariamente.

En esos casos, conocer las características habituales del cliente permite mejorar progresivamente la planificación.

Las rutas recurrentes, los horarios de determinados destinatarios o las características habituales de las mercancías son información útil para futuras operaciones.

Es aquí donde una empresa de transporte puede pasar de ser simplemente un proveedor a convertirse en un colaborador logístico.

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18. Transporte nacional e internacional: el proceso se hace más amplio

Hasta ahora hemos seguido principalmente un ejemplo de transporte nacional de mercancías.

Pero ¿qué ocurre si nuestro palé no termina su viaje en España?

La estructura básica sigue siendo similar:

solicitud → análisis → planificación → recogida → transporte → seguimiento → entrega.

Sin embargo, un transporte internacional añade nuevas variables.

La distancia aumenta, las rutas pueden atravesar diferentes países y resulta todavía más importante coordinar correctamente los horarios y las condiciones de entrega.

Avantia ofrece tanto transporte nacional como internacional y destinos europeos como Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, Suiza, Polonia o Suecia, entre otros.  

Para empresas exportadoras, esta capacidad permite mantener una misma lógica de planificación aunque la mercancía deba recorrer distancias mucho mayores.

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19. Del palé a la carga completa: cada mercancía necesita una solución

Nuestro ejemplo ha utilizado un palé porque permite visualizar fácilmente todo el proceso.

Pero una empresa de transporte de mercancías debe ser capaz de analizar operaciones muy diferentes.

Puede tratarse de:

un único palé, varios palés, una carga completa, material de construcción, mercancía para alimentación, productos industriales, material deportivo, mercancía destinada a espectáculos, o cargas con características particulares.

Avantia trabaja precisamente con una variedad amplia de sectores y modalidades de transporte.  

La clave consiste en no intentar aplicar exactamente la misma solución a todos los envíos.

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20. ¿Dónde se producen muchos de los problemas de transporte?

Curiosamente, muchos problemas no comienzan en carretera.

Empiezan antes.

Una dirección incorrecta.

Un peso que no coincide.

Un horario que no se ha comunicado.

Un destinatario que no dispone de medios de descarga.

Una mercancía cuyas dimensiones son diferentes de las indicadas.

Una fecha de entrega mal interpretada.

Por eso la información inicial es tan importante.

Cuanto mejor preparada esté una expedición antes de salir, menor será la probabilidad de encontrarse con dificultades evitables posteriormente.

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21. Cómo preparar correctamente tu próximo envío de mercancías

Si tu empresa necesita solicitar un transporte, puedes simplificar mucho el proceso preparando previamente la información fundamental.

Lo recomendable es disponer de:

• dirección de recogida;
• dirección de entrega;
• código postal de ambos puntos;
• persona de contacto;
• fecha de recogida;
• fecha o plazo deseado de entrega;
• descripción de la mercancía;
• número de palés o bultos;
• peso;
• dimensiones;
• necesidades especiales;
• horarios de carga y descarga;
• características de acceso.

No siempre serán necesarios todos estos datos desde el primer contacto.

Pero disponer de ellos facilita enormemente la preparación del servicio.

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Avantia Transportes, somos tu empresa de confianza para exportar mercancía

En Avantia Transportes, nos encontramos en la localidad de Escalona (Toledo), la cual cuenta con una ubicación estratégica conectada con las principales carreteras del país de forma rápida y a un paso de Madrid. Esto nos permite trazar las mejores rutas para el transporte de mercancías a nivel internacional.

Puedes ponerte en contacto con nosotros y rellenar nuestro formulario con los detalles que te pedimos: de esta forma, el presupuesto que te mandaremos estará totalmente ajustado.

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